La Ley 11/2021 de Medidas y prevención contra el fraude fiscal, entre otras disposiciones, modifica la Ley General Tributaria, que en el artículo 29, apartado 2 la letra J, que indica: «La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos».

Además, el régimen sancionador impone multas de 50.000€ por ejercicio a los usuarios que no cumplan con estas nuevas normas.

A partir de la entrada en vigor de las nuevas medidas (11 de octubre de 2021), hay dos nuevas obligaciones muy importantes que se deben cumplir:

1ª) Los programas informáticos deben guardar un registro sistematizado de los cambios que se produzcan en los datos, es decir: Si por ejemplo modificamos un albarán, debe quedar anotado en el programa como estaba el registro antes, cuándo se modificó, por quién y qué cambios se hicieron. Esto no quiere decir que no podamos modificar o eliminar datos, sino que si lo hacemos tiene que quedar un registro informático de lo que hayamos hecho.

2ª) Los usuarios deben garantizar además la conservación de los datos.

¿En qué nos afecta esto?. En cuanto al punto 1º) Fundamentalmente en la imposibilidad de modificación de asientos y partidas contables para realizar determinados cambios en por ejemplo número de facturas, fecha de las mismas, importes, cambio de subcuenta, etc., ya que la Agencia Tributaria al recibir la copia de seguridad "verá" la modificación realizada que podría ser indicio de fraude fiscal. Es un sistema de trazabilidad que además identificará cuándo y quién la realiza. Os pongo un ejemplo. Si hemos contabilizado una factura emitida vuestra de un determinado importe y unas semanas después realizamos un cambio del importe , esta situación podrá ser "investigada" por la Agencia Tributaria, para saber por qué se ha minorado o incrementado la misma, o si por ejemplo cambiamos una subcuenta de activo a una de gastos ocurrirá lo mismo. Ello supone que debemos tener un mayor rigor si cabe a la hora de confeccionar la contabilidad y que ya no va a existir margen para la corrección con posterioridad de los asientos contabilizados previamente, porque la corrección supone la generación de alerta a la Hacienda Pública.

Y en cuanto al punto 2º informaros que nuestro programa informático contable está realizando la actualización necesaria para que las copias de seguridad se realicen periódicamente además de las copias de seguridad que a diario realizamos desde Asesoralia para evitar la pérdida de información.